代理费是否退还，首要依据是废标责任方的认定。不同责任主体对应截然不同的处理结果，这也是法律判定的核心逻辑。

1. 中标人自身原因：代理费通常不退

若废标是因中标人放弃中标、提供虚假材料、无正当理由拒不签订合同等自身违约行为导致，招标代理机构一般无需退还代理费 。

关键理由：招标代理机构已完成编制招标文件、组织开标评标等核心服务，其劳动成本已实际发生。中标人的违约行为不应免除其支付服务费用的义务。

2. 招标人原因：可主张退还或部分返还

若废标源于招标人一方，比如招标条件重大变更、招标文件存在倾向性条款、程序违法等，中标人有权要求退还代理费。

典型情形：招标人突然缩减项目规模、修改核心采购需求，或因评审错误导致项目终止采购，此时代理费收取的基础已不存在，应向中标人返还 。

3. 代理机构原因：必须退还且可能赔偿

若废标是代理机构履职不当造成的，比如招标文件存在重大缺陷、违规操作被投诉查实等，不仅要全额退还代理费，还可能需向采购人或中标人承担赔偿责任。

4. 不可抗力或政策变动：协商退还

因自然灾害、突发政策调整等不可抗力导致项目终止，双方可依据公平原则协商处理。通常会扣除代理机构已实际支出的成本（如评标费、公告费），剩余部分退还中标人。

处理代理费争议，需遵循“合同优先、法律兜底”的原则，以下三类依据是关键判断标准。

1. 合同与采购文件：最直接的依据

招标代理服务合同或采购文件中若明确约定了废标后的代理费处理方式，应优先按约定执行。例如：

 若合同写明“因中标人弃标导致废标，代理费不予退还”，则按此执行；

 若约定“因招标人原因终止采购，全额退还代理费”，招标人需履行退款义务。

同时，代理机构必须按采购文件明示的标准收费，不得擅自加价，多收部分无论是否废标均需退还 。

2. 核心法律条款：界定责任边界

《中华人民共和国招标投标法》第四十五条：中标通知书发出后，招标人改变中标结果或中标人放弃中标，应依法承担法律责任。这明确了废标行为的法律后果，是追责的基础。

《中华人民共和国民法典》第五百七十七条：当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。中标人弃标、招标人违规废标等行为均适用此条，违约方需承担包括费用在内的赔偿责任。 

 《政府采购代理机构管理暂行办法》（财库〔2018〕2号）第十五条: 代理费用可以由中标、成交供应商支付，也可由采购人支付。由中标、成交供应商支付的，供应商报价应当包含代理费用。代理费用超过分散采购限额标准的，原则上由中标、成交供应商支付。代理机构应当在采购文件中明示代理费用收取方式及标准，随中标、成交结果一并公开本项目收费情况，包括具体收费标准及收费金额等。

可见，因中标人放弃中标资格导致废标的，采购代理机构可向原中标人收取代理服务费；若原招标文件已明确规定投标保证金不予退还，可按规定不予退还。

因其他非代理机构原因导致废标的，后续的补偿方案、收费对象及方式，应依照采购代理机构与采购人签订的委托代理合同约定执行。

因代理机构自身原因导致废标的，代理机构不得再收取相关费用，并应依据委托代理合同向采购人承担相应赔偿责任。

3. 行业惯例与收费原则

《招标代理服务收费管理暂行办法》确立了“谁委托、谁付费”的原则，若因委托方（通常为招标人）原因导致中标无效，代理机构仅能按已完成工作量合理收费，超额部分需退还。

若遭遇废标后代理费争议，可按以下步骤处理：

1. 查文件：立即查阅采购文件、中标通知书及代理服务合同，标注其中关于代理费退还的约定、收费标准等关键条款，这是协商或维权的核心证据 。

2. 明责任：通过沟通记录、官方废标通知等材料，明确废标原因及责任方。若为招标人或代理机构责任，及时固定相关证据（如违规通知、投诉处理决定等）。

3. 先协商：主动与代理机构、招标人沟通，依据合同和法律条款提出诉求。实践中，多数争议可通过协商达成一致，如部分退还代理费或抵扣后续费用 。

4. 走程序：协商无果时，可向财政部门投诉（政府采购项目），或依据《民法典》向法院起诉，主张退还费用并赔偿损失。需注意民事诉讼时效为三年，自知道权利受损之日起计算 。

总之，废标后的代理费并非“一概不退”或“必须全退”。明确责任、找准依据、保留证据，才是维护自身合法权益的关键。

来源：招投标领航