公司邀请招标采购专项流程审计报告
发布时间：2021-05-18 08:33:00 点击：
根据公司2020年流程审计工作的安排，公司流程审计工作小组于5月至8月对公司邀请招标采购业务进行了专项流程审计，现将本次流程审计具体情况汇报如下：公司纪检审计部与物资部负责人和业务分管领导组成领导小组，派出业务骨干共同组成流程审计工作小组，严格按照公司流程审计工作流程和标准，对公司邀请招标采购业务的制度建设充分性、业务过程符合性、执行结果有效性和业务流程适宜性四个方面进行了全面深入的专项流程审计，审计覆盖时间范围2017年1月1日至2019年12月31日，抽取36个业务样本，覆盖公司6个分支机构，形成四份流程审计发现与意见书，其中针对制度完善与改进提出审计建议21个方面，针对业务实施行为过程提出行为纠偏审计建议2项和1项启动责任追究实施问责的审计决定，针对业务执行结果实现管理目标方面，提出7个需要进行目标未实现原因调查的审计决定。通过邀请招标采购业务的制度建设充分性、业务过程符合性、执行结果有效性和业务流程适宜性四个方面的测试和评价，公司物资部成立时间比较短，管理经验还不够丰富，表现在制度建设方面还存在许多管理漏洞和缺失，也存在有的制度规定内容抽象、不具有可操作性，在制度执行方面，存在违反制度规定的情形，采购成本预算降低率未实现目标的情况时有发生。公司邀请招标采购业务管理整体上急待培训强化和管理提升。通过对邀请招标采购业务制度建设充分性审计，发现公司物资邀请招标采购管理制度存在以下漏洞和缺失。1、“采购计划”环节前缺失“需用计划”和““市场行情摸底”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；2、“采购计划”环节缺失“责任岗位、工作记录、工作方法”；3、“确定招标方案”环节缺失“责任岗位、工作记录”4、“确定招标方案”环节后缺失 “招标方案评审”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；5、“确定投标单位”环节缺失“责任部门、责任岗位、工作记录”；6、“编制招标书”环节缺失“责任岗位、工作记录”；7、“编制招标书”后缺失“招标书评审”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；8、“发标书”环节缺失“责任岗位、工作记录、工作标准、工作方法”；9、“回标”环节缺失“责任岗位、工作记录、工作方法”；11、“发中标通知书”环节缺失“责任岗位、工作记录、工作方法”；12、“签订采购合同”环节缺失“责任岗位、工作记录、工作方法”；13、“签订采购合同”环节后，制度中依次缺失“合同备案交底、业务就整理归档、业务过程台账登记、统计报告、业务督导、绩效考核、风险评审、检查监控和责任追究”九个环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定。经抽取邀请招标业务样本36份，对照公司邀请采购管理规定和流程，审计该业务样本的行为过程，发现以下方面违反公司采购制度。1、“采购计划”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”，实际工作任务不符合:未“向公司招投标委员会常务组长提交采购计划”；2、“采购方式选择”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”，实际达到的工作标准不符合制度规定的：“合理；确保购买到合理低价、最优性价比的材料[更多审计干货，关注公众号内审网]”和“招投标委员会最终确定最佳招标方案”；实际采用的工作方法不符合制度规定的：“经公司招投标委员会讨论定最佳招标方案”；3、“编制招标书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；4、“发标书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；5、“回标”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；6、“开标”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“公司招投标委员会”；实际达到的工作标准不符合制度规定的：“开标评标由物资部安排专人记录，开标记录由招投标委员会进行会签”。7、“发中标通知书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；实际达到的工作标准不符合制度规定的：“同时向未中标单位解释未中标原因”。8、“签订合同”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”。通过对公司2017年1月1日至2019年12月31日的业务事项执行结果进行统计抽样，进行业务执行结果有效性审计，发现一些业务执行结果没有实现业务对应的管理目标。1、公司采购业务执行结果整体统计，2017年1月的实际实现采购预算降低率7.8%，没有实现不低于8%的管理目标；2、公司采购业务执行结果整体统计，2017年9月的实际实现采购预算降低率7.8%，没有实现不低于8%的管理目标；3、公司A类物资采购业务执行结果整体统计，2017年1月的实际实现采购预算降低率7.5%，没有实现不低于8%的管理目标；4、公司A类物资采购业务执行结果整体统计，2017年8月的实际实现采购预算降低率7.9%，没有实现不低于8%的管理目标；5、公司B类物资采购业务执行结果整体统计，2017年9月的实际实现采购预算降低率6.3%，没有实现不低于8%的管理目标；6、公司C类物资采购业务执行结果整体统计，2017年9月的实际实现采购预算降低率7.3%，没有实现不低于8%的管理目标；7、公司原材料采购 2017年4月23日完成，但是其实际实现采购预算降低率2.31%，远没有实现不低于8%的管理目标。按照制度规定需要内控、简洁、直观、清楚、易执行、管用的适宜性要求，经过对现有邀请招标采购管理规定和流程制度的适宜性进行检查与分析，发现公司物资邀请招标采购管理制度规定的邀请招标采购业务流程存在以下缺陷和不足。1、制度规定中的管理目标定义描述“为规范公司物资采购行为，推进公开、公平、公正，阳光采购，提高公司经济效益”，该管理目标不具有考量性，不适宜。2、“采购计划”环节的“责任部门”，对照公司2016年度办公室饮用水供应符合性审计记录判断制度不适宜；工作标准”中没有明确质量要求、审核验收要求；3、“确定招标方案”环节“工作标准”中没有明确时间要求和审核验收要求；“工作方法”中没有明确工作技巧方法；4、“确定入围投标单位”环节“工作标准”中没有明确时间要求；“工作方法”中没有明确工作依据和组织形式；5、“编制招标书”环节“工作标准”中没有明确时间要求和审核验收要求；“工作方法”中没有明确组织形式和技巧方法；6、“回标”环节“工作标准”中没有明确质量要求和审核验收要求；7、“开标”环节的工作任务1和2的“过程工作标准”中均没有明确时间要求；工作任务1的“工作方法”中没有明确工作技巧方法；对于任务2的工作技巧方法，对照业务样本大美公司2013 年12月26 日的2016年度办公室饮用水供应采购招标业务事项符合性审计记录判断，制度规定太原则、不具体，不适宜。8、“投标保证金处置”环节“工作标准”中没有明确质量标准和审核验收要求；“工作方法”中没有明确工作依据和组织方式；9、“发中标通知书”环节“工作标准”中没有明确时间要求和验收要求；10、“签订合同”环节“工作标准”中没有明确质量标准和审核验收要求。从以上四个方面存在的问题看，公司物资部门成立时间比较短，工作经验比较欠缺，采购管理人员比较年轻，物资采购管理还缺乏知识积累，同时业务管理目标考核比较模糊等方面，是这些不合格实施产生的主要原因。（一）制度建设方面，我们对公司物资邀请招标采购管理制度完善，提出补充明确以下制度内容的审计建议。⑴“采购计划”环节前增加“需用计划”和““市场行情摸底”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；⑵“采购计划”环节明确“责任岗位、工作记录、工作方法”；⑷“确定招标方案”环节后明确 “招标方案评审”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；⑸“确定投标单位”环节明确“责任部门、责任岗位、工作记录”；⑺“编制招标书”后增加“招标书评审”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；⑻ “发标书”环节明确“责任岗位、工作记录、工作标准、工作方法”；⑼ “回标”环节明确“责任岗位、工作记录、工作方法”；⑾ “发中标通知书”环节明确“责任岗位、工作记录、工作方法”；⑿ “签订采购合同”环节明确“责任岗位、工作记录、工作方法”；⒀“签订采购合同”环节后，制度中依次增加“合同备案交底、业务就整理归档、业务过程台账登记、统计报告、业务督导、绩效考核、风险评审、检查监控和责任追究”九个环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定。（二）在业务行为纠偏方面，我们提出以下审计建议和审计决定一是审计建议：针对“采购计划”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”，实际工作任务不符合:未“向公司招投标委员会常务组长提交采购计划”；属于制度规定的责任部门为“物资部”不适宜，建议按照实际修改责任部门；针对“采购方式选择”环节，实际达到的工作标准不符合制度规定的：“合理；确保购买到合理低价、最优性价比的材料”和“招投标委员会最终确定最佳招标方案”；属于制度规定的工作标准抽象，不具体，因此不适宜，建议进行修改。二是审计决定：针对（1）“采购方式选择”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”和实际采用的工作方法不符合制度规定的：“经公司招投标委员会讨论定最佳招标方案”（2）“编制招标书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”（3）“发标书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；（4）“回标”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；（5）“开标”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“公司招投标委员会”；实际达到的工作标准不符合制度规定的：“开标评标由物资部安排专人记录，开标记录由招投标委员会进行会签”。（6）“发中标通知书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；实际达到的工作标准不符合制度规定的：“同时向未中标单位解释未中标原因”（7）“签订合同”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；这些业务行为偏离，均属于违反制度规定的行为，鉴如此，建议提出对责任人员启动问责程序的审计决定。（三）有效性方面，经讨论决定，建议对以下业务执行结果没有实现目标的原因进行调查，并以审计决定形式提出。1、公司采购业务执行结果整体统计，2017年1月的实际实现采购预算降低率7.8%，没有实现不低于8%的管理目标；2、公司采购业务执行结果整体统计，2017年9月的实际实现采购预算降低率7.8%，没有实现不低于8%的管理目标；3、公司A类物资采购业务执行结果整体统计，2017年1月的实际实现采购预算降低率7.5%，没有实现不低于8%的管理目标；4、公司A类物资采购业务执行结果整体统计，2017年8月的实际实现采购预算降低率7.9%，没有实现不低于8%的管理目标；5、公司B类物资采购业务执行结果整体统计，2017年9月的实际实现采购预算降低率6.3%，没有实现不低于8%的管理目标；6、公司C类物资采购业务执行结果整体统计，2017年9月的实际实现采购预算降低率7.3%，没有实现不低于8%的管理目标；7、公司原材料采购 2017年4月23日完成，但是其实际实现采购预算降低率2.31%，远没有实现不低于8%的管理目标。（四）对公司物资邀请招标采购管理制度规定的邀请招标采购流程提出以下方面修改的审计建议。2、按照业务实际，修改“采购计划”环节的“责任部门”；工作标准”中明确质量要求、审核验收要求；3、“确定招标方案”环节“工作标准”中明确时间要求和审核验收要求；“工作方法”中明确工作技巧方法；4、“确定入围投标单位”环节“工作标准”中明确时间要求；“工作方法”中明确工作依据和组织形式；5、“编制招标书”环节“工作标准”中明确时间要求和审核验收要求；“工作方法”中明确组织形式和技巧方法；6、“回标”环节“工作标准”中明确质量要求和审核验收要求；7、“开标”环节的工作任务1和2的“工作标准”中均明确时间要求；工作任务1的“工作方法”中明确工作技巧方法；对于任务2的工作技巧方法，建议对照业务样本对比公司2017年12月26 日的年度办公室饮用水供应采购招标业务事项符合性审计记录，进行修改，是工作技巧方法内容具体、可操作。8、“投标保证金处置”环节“工作标准”中明确质量标准和审核验收要求；“工作方法”中明确工作依据和组织方式；9、“发中标通知书”环节“工作标准”中明确时间要求和验收要求；10、“签订合同”环节“工作标准”中明确质量标准和审核验收要求。本次流程审计，流程审计发现和审计建议、审计决定共形成《流程审计发现与审计意见书》四份，其中，制度建设充分性《流程审计发现与审计意见书》一份，整改期限为60日内，业务过程符合性《流程审计发现与审计意见书》一份，整改期限为30日内，业务执行结果有效性《流程审计发现与审计意见书》一份，整改期限为45日内，业务流程适宜性《流程审计发现与审计意见书》一份，整改期限为60日内，审计小组将对整改落实情况进行复查验证。
